TUGAS SEKRETARIS

TUGAS SEKRETARIS

       Tugas sekretaris pada dasarnya merupakan perpanjangan dari tugas pimpiman, agar pimpinan dapat mengkonsetrasi diri untuk melakukan tugas manajerial dalam suatu organisasi atau perusahaan.

Tugas-tugas sekretaris dapat dikelompokkan menjadi 3 kelompok, yaitu tugas rutin, tugas khusus dan tugas kreatif.

TUGAS RUTIN

         Tugas rutin adalah tugas umum yang hampir setiap hari dilaksanakan oleh sekretaris tanpa  harus menunggu instruksi lebih lanjut dari pimpinannya. Tugas rutin meliputi :

• Menyusun/ membuat surat (korespondensi)
• Menata arsip (kearsipan)
• Mengurus dan mengendalikan surat
• Menerima dan melayani tamu serta bertamu
• Menerima dan melayani telepon serta menelepon
• Mengatur jadwal kegiatan harian pimpinan
• Mempersiapkan pembuatan laporan

  
TUGAS KHUSUS

      Tugas khusus adalah tugas yang tidak harus dilaksanakan oleh sekretaris setiap harinya melainkan tugas ini dilaksanakanapabila ada instruksi khusus pimpinan.

Tugas khusus ini meliputi :

• Mempersiapkan rapat dan membuat notulen/risalah rapat
• Mempersiapkan perjalanan dinas pimpinan dan lain sebagainya yang sesuai dengan lingkup kerjanya. 

TUGAS KREATIF

        Tugas kreatif adalah tugas yang hadir dari kreatifitas seorang sekretaris tanpa harus ada intruksi terlebih dahulu dari pimpinan dan diluar tugas rutin. Tugas kreatif ini harus memberi manfaat bagi sekretaris sehubungan dengan tugasnya. Tugas Kreatif meliputi :

• Membuat perencanaan kerja
• Mempelajari pengetahuan tentang Bank
• Mempelajari pengetahuan tentang buku kas kecil (petty cash)
• Pemantapan kepribadian
• Efisiensi kerja
• Pengembangan diri sekretaris 
• Menyiapkan perabot kantor perlengkapan dan alat-alat penting bagi sekretaris
• Memahami cara kerja mesin kantor dan audio visual aids (alat bantu peraga)
• Memahami peraturan/keadaan organisasi tempat bekerja

TUGAS ADMINISTRATIVE PROFESSIONALS

       Dalam dunia internasional nama sekretaris cenderung berubah dengan sebutan Administrative Personal. Tugas-tugas meliputi : 
Typical Responsibilities of Adminitrative Professionals :

• Relieve management of adminitrative detail
• Coordinate work flow
• Compose correspondence and reports
• Maintain the supervisor's calender
• Arrage travel
• Recruit, hire, train, and supervise secretarial or clerical staff as required
• Do internet research
• Meet abd greet clients and visitors
• Coordinate and maintain records
• Set up and facilitate meetings and conferences
• Maintain and distribute staff weekly schedules
• Manage projects
• Answer the telephone
• Perform genereal clerical duties such as faxing, mailing and filling.

(International Assocition of Adminitrative Professionals (IAAP), 2010)

       Pada dasarnya tidak ada perbedaan tugas antara sekretaris di Indonesia maupun di dunia internasional. Tugas mereka membnatu mengangani tugas rutin pimpinan. Menangani tugas yang berhubungan dengan penyelenggaraan surat menyurat, pengurusan arsip, dokumentasi, dan ekspedisi. Mengatur komunikasi baik horisontal maupun vertikal, intern maupun ekstern. Mengelola tamu dengan segala tata caranya. Mempersiapkan rapat dan pertemuan. Menyajikan angka, statistik, gambar yang memberi petunjuk kerja, dan lain-lain.