MATERI KESEKRETARIATAN

Apa Itu Kesekretariatan ?

Kesekretariatan adalah rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan perkantoran dan bentuan lainnya yang dilaksanakan sebagai kegiatan penunjang supaya tujuan organisasi dicapai dengan lancar

Apa Itu Sekretariat ?

Sekretariat adalah tempat kerja seorang sekretaris. Bisa juga berarti bagian dari suatu organisasi yang melakukan kegiatan ketatausahaan untuk menunjang tercapainya tujuan organisasi.

Macam-macam sekretariat :

1. Sekretariat yang hanya dikelola seorang sekretaris. Sekretariat ini merupakan kantor dari seorang pimpinan.
2. Sekretariat yang dikelola oleh beberapa sekretaris. sekretariat ini merupakan bagian dari organisasi, misalnya sekretariat bagian produksi, sekretariat bagian personalia dan sebagainya.
3. Sekretariat yang merupakan bagian pokok dari suatu organisasi. Sekretariat ini merupakan sekretariat utama dari suatu organisasi yang biasanya disebut dengan istilah sekretariat umum atau bagian umum.

Apa itu Sekretaris ?

Tuntutan profesionalitas dalam semua bidang usaha baik pada dunia bisnis, industry, pemerintahan, pendidikan, hukum, kedokteran berdampak terhadap permintaan sekretaris diseluruh dunia terus meningkat. Pimpinan dalam berbagai bidang usaha mengandalkan para sekretaris untuk mengatur kegiatan mereka dan membantu menyelesaikan pekerjaan rutin, sehingga mereka dapat berkonsentrasi menyelesaikan kegiatan pokok mereka.

Jenis Jabatan Sekretaris

Ada 2 jenis jabatan sekretaris :

1. Jenis sekretaris menurut tanggung jawabnya. Menurut Agus M. (1998), jenis sekretaris 

     menurut tanggung jawabnya yaitu :

• Sekretaris organisasi adalah orang yang memimpin suatu sekretariat, yaitu satuan tempat sekretaris beserta pembantunya melakukan kegiatan-kegiatan yang berkaitan dengan tugasnya.
•   Sekretaris pribadi adalah seseorang yang dipekerjakan dan digaji oleh seseorang untuk membantu menangani pekerjaan dan urusan pribadi orang mempekerjakannya.
• Sekretaris  pimpinan adalah orang yang dipekerjakan dan digaji oleh suatu perusahaan, organisasi, atau yayasan untuk membantu seseorang pimpinan melaksanakan tugas dalam hal-hal bersifat kedinasan. 

2. Jenis sekretaris menurut ruang lingkupnya

     Menurut Sedarmayanti (1997) membagi sekretaris bedasarkan ruang lingkupnya :

• Sekretaris organisasi adalah seseorang yang memimpin suatu sekretariat dari suatu perusahaan atau sekretariat dari suatu instansi pemerintah tertentu.
• Sekretaris pribadi adalah seseorang yag mempekerjakan kegiatan kantor, untuk membantu seseorang tertentu, dan bersifat pribadi.
•  Sekretaris pimpinan adalah seseorang pembantu pimpinan yang bertugas mengerjakan tugas kantor untuk seorang pimpinan tertentu

Ruang lingkup tugas sekretaris

Tugas sekretaris dalam sebuah organisasi sangat beraneka ragam, dia akan menghadapi bermacam-macam tugas dan masalah, baik tugas untuk dirinya sendiri, tugas untuk meringankan pimpinan, maupun tugas dalam memberikan pelayanan kepada relasi atau pelanggan yang mengadakan hubungan dengan pimpinan.

4 tugas sebagai sekretaris : 

• Sebagai pengelola informasi dan komunikasi. Informasi dan komunikasi berupa surat-surat untuk pimpinan, hasil-hasil rapat serta data yang dibutuhkan oleh perusahaan partner, dimana semua informasi tersebut kerahasiaanya harus terjaga. 
• Sebagai pengelola orang lain, dalam hal ini adalah pimpinan. Tidak semua aktivitas pimpinan dikelola sekretaris, tetapi hanya beberapa saja yang dapat membantu kelancaran tugas pimpinan, seperti membantu membuat jadwal kegiatan pimpinan. 
• Sebagai pengelola waktu. Seorang sekretaris harus dapat mengalokasikan waktu yang tersedia untuk melaksanakan tugas-tugas yang ada dengan baik. 
• Sebagai penanggung jawab kegiatan pimpinan.

Untuk dapat mengetahui apa sih tugas-tugas selanjutnya sekretaris yang lebih detail, ditunggu ya tulisan selanjutnya. Terimakasih sudah membaca tulisan di blog saya .