KESEKRETARIATAN

PERLENGKAPAN KANTOR

        Sebuah kantor tak bisa berfungsi dengan baik tanpa adanya perlengkapan kantor yang memadai dan sesuai dengan kebutuhan. Melengkapi fasilitas kantor dengan mesin-mesin modern bertujuan untuk mencapai produktifitas pekerjaan kantor dengan efesien dan efektif. Menurut Ensiklopedi Administrasi, “perlengkapan kantor (office equipment) adalah segenap benda yang dipergunakan untuk membantu kelancaran tugas-tugas tata usaha, yang terdiri perabot kantor, mesin kantor, bekal kantor dan hiasan kantor”. Sendangkan menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, “peralatan kantor” berarti sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat dalam mencapai maksud dan tujuan”. Secara keseluruhan dapat disimpulkan bahwa yang dimaksud dengan perlengkapan kantor adalah suatu sarana dan prasarana yang dapat memperlancar atau mempercepat pelaksanaan pekerjaan kantor.

 

JENIS-JENIS PERLENGKAPAN KANTOR

Perlengkapan kantor terdiri atas : 

1.    Perabot Kantor

     Yaitu benda-benda yang terbuat dari kayu, besi ataupun bahan lainnya, yang dipergunakan untuk melaksanakan tugas tata usaha dan termasuk perlengkapan kantor tahan lama. Adapun jenis-jenis perabot kantor seperti dibawah ini :

a.      Meja

b.      Kursi

c.       Lemari

d.      Filling Cabinet

2.    Mesin Kantor

      Yaitu salah satu penunjang untuk menyelesaikan suatu pekerjaan dengan efisien. Mesin-mesin kantor adalah sebuah alat yang dipergunakan untuk menghimpun, mencatat dan mengolah bahan-bahan, data ataupun keterangan dalam suatu pekerjaan tata usaha yang cara kerjanya bersifat mekanik, elektrik dan magnetik. Adapun jenis-jenis mesin kantor seperti dibawah ini :

a.      Komputer

b.      Mesin Fotokopi

c.       Mesin Penghancur Kertas

d.      Printer

e.      Mesin Penjumlah

f.        Mesin Pengitung Uang

g.      Mesin Scanner

h.     Mesin Binding

i.        Mesin Laminating

j.        Faksimili

      3. Perbekalan Kantor

Yaitu barang-barang yang digunakan untuk melengkapi kebutuhan kegiatan perusahaan yang sifatnya habis, yaitu barang-barang kantor yang hanya dapat dipakai 1 kali atau tidak tahan lama dan juga barang-barang kantor yang dapat dipakai berulang kali atau tahan lama. Adapun jenis-jenis perbekalan kantor seperti dibawah ini :

a.      Kertas

b.      Amplop

c.       Tinta

d.      Karbon

e.      Klip/Penjepit Kertas

f.        Penggaris

g.      Stepler

h.     Gunting

i.        Alat tulis

      Sekilas ulasan tentang mesin kantor yang banyak dipergunakan untuk menunjang pelaksanaan tugas-tugas perkantoran.  Jenis-jenis mesin kantor seperti dibawah ini :

•   Komputer

Komputer telah menggantikan mesin tik sebagai alat untuk membuat warkat dan dokumen sekaligus mengandalkannya dengan alat pencetak yang disebut printer. Komputer juga dibagi menjadi 2 yaitu perangkat keras (hardwere) dan Perangkat lunak (Softwere).

 

• Mesin Fotokopi

Adalah alat untuk menggandakan dokumen dengan memperbesar atau memperkecil ukuran aslinya. Naskah asli yang digandakan dengan mesin fotokopi ini akan menghasilkan rekaman naskah yang baik kualitasnya dan mirip atau mendekati aslinya, tetapi berwarna hitam tulisannya. Oleh karena itu, banyak orang yang mempergunakan jasa fotokopi untuk menggandakan naskah.

• Mesin Penghancur Kertas

Mesin penghancur kertas diperlukan untuk menghancurkan arsip-arsip atau dukumen yang sudah tidak terpakai lagi atau nilai gunanya (kadaluarsa).

• Printer

Printer adalah alat yang menampilkan data dalam bentuk cetakan, baik berupa teks maupun gambar/grafik diatas kertas.

• Mesin Penjumlah

Fungsi mesin ini adalah sebagai alat bantu guna mempermudah dan memperlancar pekerjaan khusunya bagi pegawai bagian keuangan atau kasir, karena dengan menggunakan peralatan bantu mesin penjumlah, kita dapat menurangi kesulitan-kesulitan pekerjaan serta dapat mengurangi pengeluaran energy yang besar.

• Mesin Penghitung Uang

Di kantor khususnya di bank, sering melakukan pekerjaan menghitung uang dalam jumlah besar, yang tentunya hal ini memerlukan ketelitian dan kejujuran dari pegawai yang bertugas. Agar pekerjaan menghitung uang dapat dilakukan dengan cepat dan akurat maka diperlukan alat khusus yang dapar digunakan untuk menghitung uang dalam jumlah banyak. Alat seperti ini disebut dengan mesing penghitung uang/banknote counter.

• Mesin Scanner

Pemindai atau scanner merupakan suatu alat yang digunakan untuk memindai dokumen, hasil pemindaian itu pada umumnya akan ditranformasikan ke dalam komputer sebagai data digital. Komputer juga harus di install dengan aplikasi khusu scanner tersebut, sehingga scanner dapat dipergunakan. 

• Mesin Binding

Dalam menjilid buku atau diklat maupun data untuk keperluan perisiapan rapat sangat diperlukan karapian, dengan menggunakan mesin penjilid khusu terutama untuk buku atau diklat yang mempunyai ketebalan tertentu. Mesin ini menggunakan kawat penguat yang biasanya berbentuk spiral atau plastij berbentuk spiral. 

• Mesin Laminating

Mesin laminating menggunakan tenaga listrik dimana panas yang dihasilkan berasal dari energy listrik. Mesin laminating digunakan untuk melapisi dokumen, sertifikat atau kartu-kartu identitas dengan plastik tipis agar tidak mudah rusak bila terkena noda, kotoran, air atau dimakan kutu rayap.

• Faksimili

Faksimili adalah mesin/alat untuk mengirim dan menerima data atau dokumen yang hampir sesuai dengan aslinya, baik berupa tulisan maupun gambar. Mesin ini dikombinasikan dengan pesawat telepon karena peralatan yang dipakai merupakan sistem komunikasi sambungan kabel.

SEMOGA BERMANFAAT BAGI PEMBACA

 sumber :

https://www.youtube.com/watch?v=gstX_sTsCW4